Charter

Open Source Board Dortmund

Version 0.1 – Entwurf zur Diskussion

1. Name und Zweck

Name: Open Source Board Dortmund (kurz: OSB Dortmund)

Zweck: Das OSB Dortmund ist ein unabhängiges, pluralistisches Beratungs- und Koordinierungsgremium. Es vereint relevante Stakeholder des lokalen Open-Source-Ökosystems mit dem Ziel, Open Source und Digitale Souveränität in Dortmund nachhaltig zu stärken. Das Board berät die Wirtschaftsförderung Dortmund, kommunale Institutionen sowie weitere Akteur*innen der Region zu Fragen der Digitalen Souveränität und steuert die Entwicklung der Open Source Factory Dortmund.

2. Leitprinzipien

• Public Money, Public Code: Öffentlich finanzierte Software soll als Open Source verfügbar sein.
• Offene Standards: Interoperabilität und offene Schnittstellen haben Vorrang vor proprietären Lösungen.
• Vendor Lock-in vermeiden: Technologieentscheidungen werden auf Unabhängigkeit und Nachnutzbarkeit geprüft.
• Gemeinwohlorientierung: Das OSB Dortmund handelt im Interesse der Bürger*innen, nicht einzelner Organisationen.
• Transparenz: Protokolle, Ergebnisse und Beschlüsse sind öffentlich zugänglich.

3. Mitglieder (Entstehungsphase)

Das OSB Dortmund setzt sich in seiner Entstehungsphase (erstes Halbjahr 2026) aus folgenden Institutionen zusammen:

In der Aufbauphase soll das OSB Dortmund um weitere Stimmen aus Wissenschaft, Zivilgesellschaft und Wirtschaft erweitert werden. Eine genau Definition hierzu findet sich unter “Governance und Entscheidungsfindung”.

4. Aufgaben und Tätigkeitsfelder

Das OSB Dortmund:

• Berät kommunale Institutionen und die Wirtschaftsförderung Dortmund in Fragen zu Open Source und Digitaler Souveränität.
• Analysiert und priorisiert Handlungsfelder im lokalen Open-Source-Ökosystem.
• Vernetzt lokale Akteure – Verwaltung, Wirtschaft, Zivilgesellschaft und Wissenschaft.
• Empfiehlt konkrete Maßnahmen, Projekte und Beschaffungsstrategien im Sinne von „Open Source First”. Weitere Details in unseren Compliance Richtlinien.
• Steuert die Grundlagen um eine Open Source Factory Dortmund zu schaffen (Events, Hackathons, Fördermittelakquise).
• Informiert die Öffentlichkeit über relevante Entwicklungen im Bereich Open Source und Digitale Souveränität.

5. Governance und Entscheidungsfindung

Das Board verfügt über einen Lenkungsausschuss (Steering Committee), der 9 Sitze beinhaltet, die bei Entscheidungen stimmberechtigt sind. Diese Sitze sind wie folgt verteilt:

1. Die Koordinierungsstelle Digitale Souveränität und Open Source der Stadt Dortmund hat einen festen Sitz.

2. Die Wirtschaftsförderung Dortmund hat einen festen Sitz.

3. Do-FOSS hat die ersten 2 Jahre einen festen Sitz als Gründungsmitglied. Nach 1 Jahren wird dieser Sitz zu einem Sitz, der durch die Zivilgesellschaft belegt wird und alle 2 Jahre per Wahl neu vergeben wird

4. Es gibt einen weiteren Sitz für die Zivilgesellschaft. Dieser wird 1 Jahr nach offizieller Gründung des Board gewählt und dann alle 2 Jahre neu gewählt.

5. Der Fachkreis Digitale Souveränität des BVMW hat das erste Jahr einen festen Sitz als Gründungsmitglied. Danach wird dieser Sitz zu einem Wirtschaftssitz der alle 2 Jahre per Wahl neu vergeben wird

6. Es gibt einen weiteren Wirtschaftssitz. Dieser wird 1 Jahr nach offizieller Gründung des Board gewählt und dann alle 2 Jahre neu gewählt.

7. Es gibt einen Sitz für die Wissenschaft. Dieser wird nach offizieller Gründung des Board gewählt und dann alle 2 Jahre neu gewählt. (sollten wir ein Gründungsmitglied aus Wissenschaft - z.B. TU - haben, dann wird dieser initial fest vergeben)

8. Es gibt einen weiteren Sitz für die Wissenschaft. Dieser wird 1 Jahr nach offizieller Gründung des Board gewählt und dann alle 2 Jahre neu gewählt.

9. Es gibt einen freien Sitz ohne Definition-Beschränkungen. Dieser wird 1 Jahr nach offizieller Gründung des Board gewählt und dann alle 2 Jahre neu gewählt.

Dieser Aufbau ermöglicht a) einen initialen Aufbau des Boards durch definierte Mitglieder, b) Wachstum des Boards nach der Aufbau-Phase (1 Jahr) sowie iterierende Wahlen, wodurch nie die Situation entsteht, dass die Gesamtheit des Lenkungsausschusses ausgetauscht wird.

Es dürfen nur 2 Sitze je “Related Parties” besetzt werden, um Interessenskonflikte und Ungleichgewichte in der Entscheidungsfindung im Board zu unterbinden.

Vorsitz: Halbjährlich rotierendes Modell über die Mitglieder des Lenkungsausschuss, in den sich jedes Mitglied einbringen kann. Es wird sowohl eine vorsitzende Person als auch eine stellvertretende Person bestimmt.

Entscheidungsprinzip: Unser Ziel ist es, dass Entscheidungen konsensbasiert getroffen werden. Konsensentscheidungen werden nach dem Systemischen Konsensieren getroffen. Ein Konsens kann nur in Meetings getroffen werden, in denen über 50% der Mitglieder vertreten sind.

Kann kein Konsens im Lenkungsausschuss erzielt werden, entscheidet eine einfache Mehrheit. Es ist Aufgabe des Vorsitzes, den Übergang zwischen Diskussionen zur Konsensfindung hin zu einer Abstimmung zu führen. Eine Abstimmung wird digital (über einen Zeitraum von 14 Tagen) durchgeführt. Bis hierfür die Infrastruktur bereitgestellt ist, erfolgt eine solche Abstimmung im Folgemeeting.

Für bestimmte Entscheidungen (Änderung der Charter, Ausschluss eines Mitglieds aus dem Lenkungsausschuss) wird eine 2/3 Mehrheit benötigt. Stimmenthaltungen bei Interessenkonflikten sind im Protokoll zu vermerken. Abstimmungen erfolgen generell offen, während Wahlen geheim durchgeführt werden.

Koordination: Die Wirtschaftsförderung Dortmund koordiniert die Terminplanung und führt das Protokoll. Die Koordination ist eine moderierende, keine entscheidungstragende Sonderrolle.

6. Sitzungen und Kommunikation

• Das Board trifft sich 1x im Monat. Es ist beabsichtigt, abwechselnd zwischen Remote- und Präsenz-Treffen zu rotieren.
• Zusätzlich gibt es 1x im Monat eine Remote “Office Hour” die genutzt werden kann, um a) Anfragen neuer Mitglieder zu beantworten, b) offene Punkte zu diskutieren und c) sich generell auszutauschen. Dieses Meeting ist immer offen für alle Personen,.Es werden niemals Abstimmungen in den “Office Hours” getroffen.
• Treffen finden an wechselnden Orten statt, die durch die Mitglieder bereitgestellt werden. Unser Ziel ist es, dass die Orte so barrierearm wie möglich sind.
• Protokolle werden nach jeder Sitzung zeitnah (innerhalb von zwei Wochen) erstellt und öffentlich zugänglich gemacht.
• Souveräne AI-Tools können zur Unterstützung der verschiedenen Punkte genutzt werden, solange AI-Artefakte immer von Menschen überprüft werden.
• Asynchrone Abstimmungen zu Routinefragen sind per E-Mail oder gemeinsam genutzten digitalen Werkzeugen möglich.

7. Transparenz und Öffentlichkeit

Beschlüsse, Protokolle und Arbeitsergebnisse des OSB Dortmund werden in geeigneter Form öffentlich zugänglich gemacht (z.B. als Dokumente auf einer gemeinsamen Plattform). Ausnahmen bedürfen einer expliziten Begründung und Mehrheitsentscheidung.
Zusätzlich ist die schriftliche Kommunikation z.B. durch Mail-Verteiler öffentlich einsehbar.

8. Interessenkonflikte

Alle Mitglieder sind verpflichtet, potenzielle Interessenkonflikte offenzulegen. Der Umgang damit richtet sich nach dem Code of Conduct und den Compliance Richtlinien des OpSB Dortmund.

9. Finanzen

Der laufende Sachkostenaufwand wird durch die Mitglieder getragen. Für die Entstehungsphase ist kein festes Budget vorgesehen. Nach Abschluss der Entstehungsphase kann das OSB Dortmund entscheiden, ob für weitere Aktivitäten (Marketing, Events, etc.) ein Budget zu definieren und einzuwerben ist.

10. Entstehungsphase und Ausblick

Die Entstehungsphase läuft im Q2/3 2026. In dieser Phase werden Name, Charter und Besetzung des OSB Dortmund konkretisiert und ggf. angepasst. Am Ende der Entstehungsphase verabschiedet das Board eine konsolidierte Version dieser Charter (Version 1.0).

Ein langfristiges Ziel ist die Steuerung einer Open Source Factory Dortmund als handelndes Organ für Veranstaltungen, Projekte und Innovationsförderung im Bereich Open Source und Digitale Souveränität.

11. Änderungen an dieser Charter

Änderungen an dieser Charter können von jedem Mitglied vorgeschlagen werden. Sie erfordern eine Abstimmung des OSB Dortmund (siehe “5. Governance und Entscheidungsfindung”) und werden versioniert veröffentlicht.

12. Außerkrafttreten

Diese Charter kann durch den Beschluss der Mitglieder (siehe “5. Governance und Entscheidungsfindung”) außer Kraft gesetzt werden.

13. Definition: Related Parties

1. “Related Party” shall mean
   1. any person or entity which controls or is controlled by a TSC Member or which, together with a TSC Member, is under the common control of a third party, in each case where such control results from
      1. ownership, either directly or indirectly, of more than fifty percent of the voting securities or membership interests of the entity in question, or
      2. the ability to exercise managerial control over the entity in question, or
   2. any employee of or independent contractor engaged by a TSC Member, which for the avoidance of doubt shall include an independent contractor who contracts with the TSC Member via a sole proprietorship or similar entity, but shall expressly exclude
      1. third party vendors (such as, but not limited to, development shops) that employ multiple individuals and serve multiple clients (“Vendors”) or
      2. the employees or contractors of such Vendors.
2. “Related Parties” are entities that are each a Related Party of a TSC Member.
3. “Managerial control” means the capacity to direct or significantly influence the decisions and actions of an entity by virtue of holding leadership positions within the company. This includes the authority of roles such as executives, directors, or other senior leaders who have the authority to make strategic decisions that affect the direction and operations of the entity. Managerial control excludes scenarios where an entity’s influence is limited to overseeing a contractual relationship without having direct leadership or decision-making authority within the entity.

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